Checkliste & Infos zu E-Rechnungen

Thorsten Hill Geändert von Thorsten Hill

Checkliste

Version prüfen

E-Rechnungen können nur über einen Revolver Server ab der Version 8.13 erstellt und verarbeitet werden. Auf der Download-Seite finden Sie die aktuellen Revolver-Versionen 8.13 Versionen. Eine Update Anleitung dazu finden Sie im folgenden Artikel Update Anleitung ab Revolver 8.13.

Anpassungsdatenbank 'User.json' anpassen

Die Einführung des 'Services E-Rechnung' erfordert tiefere Eingriffe in die Anpassungs-Datei. Es ist nicht möglich, den Service selbst oder voll automatisiert durchzuführen. Aus diesem Grund muss das Upgrade zunächst mit Ihrer Anpassungs-Datei bei uns zusammengeführt und dann im Rahmen eines Support-Termins eingespielt werden. Wir haben günstige Pauschal-Pakete zusammen gestellt, die alles Notwendige für ein reibungsloses Upgrade beinhalten https://revolver.info/preise/mietkunden.php.

Grundeinstellungen vornehmen

Nach Installation und Umstellung müssen einmalig  Grundeinstellungen für E-Rechnungen am Revolver Client vorgenommen werden. Dazu werden Revolver Adminrechte benötigt. Eine Anleitung dazu finden Sie im folgenden Artikel Grundeinstellungen E-Rechnung.

Rechnungs Einstellungen vornehmen

Die Erzeugung von E-Rechnung im Dokument 'Rechnung' erfordert im Reiter 'E-Rechnung' eine Auswahl des Formates von XRechnung (XML) oder ZUGFeRD. Weitere Erklärungen zu den Formaten findet man im Artikel E-Rechnung, X-Rechnung, ZUGFeRD. Eine Voreinstellung kann in der Werteliste 'E-Rechnungs Formate' gesetzt werden. Eine Anleitung dazu finden Sie im folgenden Artikel Grundeinstellungen E-Rechnung.

E-Rechnungen für Behörden und öffentliche Einrichtungen benötigen in der Regel E-Rechnungen das Format 'XRechnung' und weitere Angaben wie z.B. 'Leitweg Ident.Nr., Ansprechpartner Name/Abteilung, AP Telefon und AP Email'.

Erzeugung von E-Rechnungen

Die Erzeugung von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung können nur ausschließlich am Revolver Client über den neuen PDF Button gebildet werden. Die Erzeugung kann nur aus geschlossenen Dokumenten erfolgen.

Format Beispiele für ZUGFeRD & XRechnung

Auf macOS Systemen kann die PDF - Vorschau Funktion keine Anhänge wie XML anzeigen. Dazu benötigen sie ein zusätzliches Programm. Wir empfehlen den kostenlosen Acrobat Reader.

Ablage & Archivierung

Alle E-Rechnungen werden am Client im Ordner 'PDF' und zusätzlich auf dem Revolver Server im Ordner /Users/Shared/RevolverServer/Server ID/Files/Rechnung abgelegt. Die automatische Revolver Datensicherung sichert diese dann mit.

Validierung für EN16931 basierte E-Rechnungsformate

Mit dem kostenlosen Online-Service https://erechnungs-validator.de/ können Sie Ihre mit Revolver erzeugten E-Rechnungen prüfen und auf Korrektheit validieren. Weitere Validtoren im Netz: https://www.portinvoice.com/, https://mustangserver.com/validate/

Import von E-Rechnungen

Der Import von E-Rechnungen erfolgt über den Einkauf - Einkaufs-Rechnung. Die Datei wird per Drag & Drop ins Dokument gezogen, der Lieferant ausgewählt und abgespeichert. Optional, für eine weitere Auswertung können Einkaufs Positionen Projekten zugeordnet werden.

Sicherheitsprogramme und E-Rechnungen

Wichtig. Das automatische erzeugen von E-Rechnungen kann durch Sicherheitsprogramme wie WithSecure, Kaspersky, Bitfender etc. verhindert werden. Dann müssen Ausnahme Regeln für den Revolver Server und den Revolver Clients in den Sicherheits Programmen definiert werden. Bitte wenden sie sich dann an Ihre IT oder direkt an den entsprechenden Software Anbieter.

Unsere Empfehlung

Wenn gewünscht, Erzeugen und Versenden Sie E-Rechnungen im Format ZUGFeRD. Sie enthält die XML-Datei und der Kunde erhält wie gewohnt eine klassische lesbare PDF-Datei.

Revolver Standard

Zur Zeit wird nur der Revolver Standard bei der E-Rechnungs Erstellung berücksichtigt. Umfangreiche komplexe individuelle Anpassungen im Rechnungsdokument können dazu führen, dass eine E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung erstellt werden können, diese dann aber nicht validierbar sind. Diese speziellen Fälle werden wir in den nächsten Wochen analysieren und daraufhin unsere Funktion wenn möglich erweitern und weiter optimieren.

Revolver Telefon-Support

Weitere Informationen und Unterstützung erhalten Sie durch unseren Telefon Support. Dieser ist montags bis donnerstags von 9 bis 17 Uhr und freitags von 9 bis 13 Uhr für Sie da. Bitte wählen Sie +49 241-510 340, um einen Support-Termin zu vereinbaren.

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Allgemeines zu E-Rechnungen, X-Rechnung & ZUGFeRD

Grundeinstellungen für E-Rechnungen

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