E-Mail-Funktionen und Filter

Patti Schmidt Geändert von Patti Schmidt

E-Mail Listen-Ansicht

Die E-Mail-Listen-Ansicht setzt sich aus der E-Mail-Übersicht und der Funktions- und Filterleiste zusammen.

  1. E-Mail-Übersicht (Ein- und Ausgang, entsprechend dem gesetzten Filter. Hier: Alle)
  2. E-Mail-Funktionen
  3. Funktionen
  4. Status-Filter
  5. Benutzer-Filter
  6. Weitere Filter
  7. Detail-Suche
  8. Einstellen

E-Mail Übersicht

Die E-Mail Übersicht von Revolver hält im Inhaltsbereich folgende Informationen für Sie bereit:

  1. In der Quickinfo wird Ihnen eine Vorschau der E-Mail mit den wichtigsten Zusatzinformationen (Absender, Betreff und Eingangsdatum) angezeigt. Die Quickinfo erscheint, wenn Sie eine E-Mail in der Listenansicht markieren, so dass diese grau hinterlegt ist.
  2. Status: Eingang - E
  3. Status: Ausgang - AE
  4. Status: Neu - in der Listenansicht erscheint ein Sternchen; im Organizer erscheint die Anzahl der neuen E-Mails
  5. Eingangs-Datum
  6. Listensortierung (hier nach Datum)
  7. Uhrzeit
  8. Absender / Empfänger der E-Mail
  9. Betreff
  10. zugewiesener Mitarbeiter (Kürzel)
  11. Status:
    • Später
    • Erledigt
    • Löschen

E-Mail Funktionen

Die E-Mail-Liste verfügt über folgende listenspezifische Funktionen:

  1. Antworten
    • Markieren Sie eine E-Mail aus dem E-Mail-Eingang,
    • klicken Sie auf den Button Antworten, um den E-Mail-Editor zu öffnen
    • die Empfänger-Daten werden dabei direkt aus der markierten E-Mail übernommen.
  2. Weiterleiten
    • Markieren Sie eine E-Mail aus dem E-Mail-Eingang,
    • klicken Sie auf den Button Weiterleiten, um den E-Mail-Editor zu öffnen,
    • geben Sie den Adressat in die entsprechenden Felder ein, der Inhalt der markierten Mail wird als Zitat (quote) übernommen.
  3. Abrufen (Ruft die E-Mails vom Server.)

Funktionen

Listenspezifische Funktionen werden an dieser Stelle zusammengefasst.

  1. Historie
    • Markieren Sie ein Dokument aus der Listen-Übersicht,
    • klicken Sie auf den Button Historie, um sich die Dokument-Historie anzeigen zu lassen.
  2. Kommentar
    • Markieren Sie ein Dokument aus der Listen-Übersicht,
    • mit einem Klick auf den Button Kommentar öffnet sich der Kommentar-Editor,
    • schreiben Sie den Kommentar in das Editor-Fenster,
    • speichern Sie mit einem Klick auf den Button Sichern (alternativ verwerfen Sie den Kommentar mit einem Klick auf den Button Entfernen).
  3. Aufgabe
  4. Hinzufügen
  5. Umwandeln
  6. Löschen
  7. Exportieren

Status-Filter

Über die Status-Filter können Sie einstellen, welche Dokumente Sie mit welchem Status anzeigen lassen:

  1. Neu: nur neue Dokumente, die mit einem Stern versehen sind, werden angezeigt
  2. Heute: nur Dokumente, die für das aktuelle Datum auf Wiedervorlage gesetzt wurden
  3. Später: nur Dokumente, die mit dem gelben Ausrufungs-Zeichen gekennzeichnet sind, werden angezeigt
  4. Erledigt: nur Dokumente, die mit dem grünen Erledigt-Haken gekennzeichnet sind, werden angezeigt
  5. Ausgang: nur versendete Dokumente werden angezeigt (betrifft die Liste E-Mails)
  6. Alle: alle Dokumente werden angezeigt
  7. Vorlage: nur Dokumente, die auf Wiedervorlage gestellt sind, werden angezeigt
  8. Papierkorb: nur Dokumente, die sich im Papierkorb befinden, werden angezeigt

Benutzer-Filter

Über die Benutzer-Filter legen sie fest, welche Dokumente von Kollegen oder Teams Sie sich anzeigen lassen. Diese Filterfunktionen sind natürlich von Ihren Benutzer-Rechten abhängig:

  1. Meine: es werden nur Dokumente angezeigt, die Sie erstellt haben oder die Ihnen zugeordnet wurden
  2. Kollegen: es werden die Dokumente von Kollegen (sie können den jeweilgen Kollegen aus dem Auswahl-Menü wählen) angezeigt
  3. Teams: es werden die Dokumente von Teams angezeigt
  4. Alle: alle Dokumente, auf die Sie zugreifen dürfen, werden angezeigt

Weitere Filter

Mit Weiteren Filtern legen Sie fest, welche Dokumente angezeigt werden:

  1. Dokument-Typ: filtern Sie Ihre Dokumente nach dem Dokument-Typ
  2. Filter Feld: mit dem Filter-Feld können Sie die Liste nach verschiedenen listenspezifischen Eigenschaften filtern
  3. Abteilung: filtern Sie nach zugewiesener Abteilung
  4. Wiederholung: lassen Sie sich Dokumente mit Wiederholung-Status anzeigen
  5. Optionen

Detail-Suche

Mit der Detail-Suche lassen sich sehr spezifische Suchanfragen durchführen:

  1. Detail-Suche: öffnet das Feld, in dem Sie die Suchanfrage programmieren können
  2. Gespeicherte: öffnet eine Auswahl der gespeicherten Suchanfragen
  3. Detailsuche ausführen

Einstellen

In dem Punkt Einstellen werden Einstell-Möglichkeiten zusammengefasst, die die Zugriffsrechte von Dokumenten regeln.

  1. Übernehmen: übernehmen Sie mit einem Klick Dokumente, die für Sie bestimmt sind
  2. Anderen zuweisen: weisen Sie Dokumente anderen Mitarbeitern zu
  3. Zugriffsrechte: definieren Sie, ob das Dokument für alle Mitarbeiter oder nur für Sie sichtbar ist
  4. Wiedervorlage: legen Sie einen Zeitpunkt fest, zu dem das Dokument wiederholt mit einem „Neu-Sternchen“ gekennzeichnet wird
  5. Priorität: legen Sie eine Priorität-Stufe für Ihre E-Mail fest:
    • Höchste,
    • Hoch,
    • Normal,
    • Niedrig,
    • Niedrigste.
  6. Farbe: markieren Sie Ihre Dokumente mit einer Farbe

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