Rechnungen vorkontieren

Patti Schmidt Geändert von Patti Schmidt

Vorbereitung für den Export

Sie haben alle Konten aus dem DATEV-Kontenrahmen angelegt? Sie haben für alle Artikel, Leistungen, Kunden und Lieferanten ein Buchungskonto hinterlegt?

Dann lesen Sie hier, wie Sie Rechnungen und Gutschriften richtig vorkontieren, damit beim DATEV-Export nichts mehr schief gehen kann.

Vorkontierung unbedingt erforderlich
Der Export erfordert eine Vorkontierung der Belege. Sie müssen den in DATEV verwendeten Kontenrahmen 1:1 in Revolver anlegen. Der Import der Konten ist leider noch nicht möglich.
Alle gängigen DATEV-Kontenrahmen finden Sie hier.
Gefahr von Datenverlusten
Ein Sicherheits-Mechanismus in Revolver ermöglicht den Export für jeden datev-relevanten Datensatz nur genau einmal. Dabei fügt Revolver jedem exportierten Datensatz in der Datenbank beim Export eine Kennzahl hinzu, die den wiederholten Export unmöglich macht.
Bitte testen Sie den Datev-Export aus einem Testsystem, bevor Sie ihn konkret mit Ihren echten Daten durchführen. Sollten Sie die Daten für Datev mehrfach exportieren müssen, kommen zusätzliche Kosten auf Sie zu.

Rechnung/Gutschrift anlegen

Nun können neue Eingangs-/Ausgangsrechnungen bzw. -Gutschriften angelegt werden. Für jede Position der Rechnung muss ein Buchungskonto ausgewählt werden.

  1. Fügen Sie bei einer Eingangs-/Ausgangs­rechnung oder Eingangs-/Ausgangsgutschrift eine neue Position hinzu und wählen Sie einen Artikel aus. Das im Artikel hinterlegte Erlös- bzw. Aufwandskonto wird in das entsprechende Feld der Position übernommen.
Bis Revolver 8.4.5
Rechnungen, die mit einer älteren Version (bis Revolver 8.4.5) angelegt wurden, müssen per Hand für den Export angepasst werden. Jede Rechnung muss mit den Kreditoren-/Debitorenkonten unter „Optionen“ und den Aufwands-/Erlöskonten in den Positionen ergänzt werden.
Fehlendes Buchungskonto
Ist ein Artikel ohne hinterlegtes Buchungskonto ausgewählt oder wurde eine Position von Hand eingegebenmuss das Erlös- bzw. Aufwandskonto ebenfalls von Hand ausgewählt werden.
Sollte bei einer oder mehreren Positionen in einer Rechnung kein Buchungskonto hinterlegt sein, wird die gesamte Rechnung nicht exportiert. Der Hinweis darauf erfolgt im Export-Log nach Abschluss des Exports.

Kreditorenkonto oder Debitorenkonto hinzufügen

Bei jeder Rechnung muss ein passendes Gegenkonto hinterlegt werden.

Wurde als Empfänger eine Adresse mit hinterlegtem Konto ausgewählt, dann wird dieses Konto automatisch in die Rechnung übernommen. Das passende Feld ist sowohl bei Eingangs-, als auch bei Ausgangsrechnungen standardmäßig unter „Optionen“ zu finden.

Fehlendes Gegenkonto
Ist eine Adresse ohne hinterlegtes Kreditoren- bzw. Debitorenkonto ausgewählt oder wurde eine Adresse von Hand eingegeben, muss das Kreditoren- bzw. Debitorenkonto ebenfalls von Hand ausgewählt bzw. eingegeben werden.
Sollte das Buchungskonto im jeweiligen Dokument unter „Optionen“ fehlen, wird die gesamte Rechnung nicht exportiert. Der Hinweis darauf erfolgt im Export-Log nach Abschluss des Exports.

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