Wo ist meine Rechnung? - Dokumente wiederfinden

Patti Schmidt Geändert von Patti Schmidt

Sie vermissen ein Dokument in Revolver? Befindet sich das gesuchte Dokument noch in Ihrer Datenbank, werden Sie es anhand der nachfolgenden Punkte wiederfinden. Arbeiten Sie sie Schritt für Schritt durch:

  • Hat ein Mitarbeiter das Dokument auf Privat gesetzt?
  • Befindet sich das Dokument im Papierkorb?
  • Ist der Status Filter (Heute, Später, Erledigt ...) aktiv?
  • Ist die Detail-Suche aktiv?
  • Ist der Benutzer-Filter aktiv?
  • Ist das Dokument einem anderen Dokument untergeordnet?
  • Wurde die Rechnung storniert (Sonderfall)?

Sollte das Dokument tatsächlich nicht mehr vorhanden sein, stellen Sie anhand folgender Anleitung das Dokument wieder her. Dies kann passieren, wenn:

  • Das betroffene Dokument gelöscht und der dazugehörige Papierkorb geleert wurde, oder
  • während des Speicherns des Dokumentes ein Netzwerkfehler auftrat.

Falscher Mandant ist ausgewählt?

Sie verwalten in Revolver mehrere Firmen? Dann kann es sein, dass momentan nur die Dokumente eines Mandanten (einer Firma) angezeigt werden.

  1. Klicken Sie in der Menüleiste den Punkt Ablage
  2. Wählen Sie unter dem Menüeintrag Firma
  3. den Eintrag Dokumente aller Firmen anzeigen

Dokument wurde auf „Privat“ gesetzt?

Ist die Rechnung von einem Mitarbeiter auf Privat gesetzt, bleibt es für Andere unsichtbar. Überprüfen Sie, wer das Dokument erstellt hat. Hat der Mitarbeiter das Dokument beim Erstellen in der Funktionsleiste unter:

  1. Ist die Option Privat gewählt, bleibt es für alle Anderen unsichtbar.
  2. Setzen Sie die Zugriffsrechte
  3. auf Öffentlich, um das Dokument für alle Benutzer in Revolver sichtbar zu machen.

Das Dokument wurde in den Papierkorb gelegt?

Häufig finden sich Dokumente in den Listen-spezifischen Papierkörben wieder.

  1. Öffnen Sie den Papierkorb in der Funktionsleiste unter Papierkorb
  2. Haben Sie das gesuchte Dokument ausfindig machen können, markieren Sie das Dokument in der Listenansicht und
  3. klicken Sie unter Funktionen auf Löschen.
  4. Das Dokument wird nun aus dem Papierkorb gelöscht und erscheint wieder in der Arbeitsebene.

Keine Angst: Der Papierkorb wird dadurch nicht gelöscht!

Der Statusfilter ist aktiv?

Mit dem Statusfilter lassen sich die Listen-Übersichten schneller überschauen. Dabei kann es vorkommen, dass einige Dokumente, deren Status nicht mit dem momentanen Filter übereinstimmen, ausgeblendet bleiben. Der Screenshot veranschaulicht das Problem anhand eines Beispiels:

  1. Alle Dokumente, die auf Erledigt stehen werden bei aktivem Filter Aktuell nicht mehr angezeigt.
  2. Setzen Sie den Status-Filter auf Erledigt,
  3. sehen Sie nur die Dokumente, die Sie durch Setzen des Häkchens erledigt haben.

Der Status-Filter kann folgende Zustände annehmen:

  • Neu: Nur die Dokumente, die aktuell sind und mit einem Sternchen gekennzeichnet sind, werden angezeigt.
  • Heute: Nur die Dokumente, die heute erstellt wurden oder heute eingegangen sind, werden angezeigt.
  • Später: Nur die Dokumente, die noch nicht auf „Erledigt“ gesetzt wurden, werden angezeigt.
  • Erledigt: Nur die Dokumente, die auf „Erledigt“ gesetzt wurden, werden angezeigt.
  • Alle: Alle Dokumente, ausser die im Papierkorb, werden angezeigt.
  • Vorlagen: Nur die Dokumente, die als Vorlage abgelegt sind, werden angezeigt.
  • Papierkorb: Alle Dokumente, die sich im Papierkorb befinden, werden dargestellt.

Die Detail-Suche ist aktiv?

Die Detail-Suche ist ein mächtiges Werkzeug, um lange Listen sehr gezielt zu durchsuchen. Ist sie aktiv, führt das allerdings dazu, dass Dokumente, die nicht von den momentan aktiven Parametern betroffen sind, nicht angezeigt werden.

  1. Sie finden die Detail-Suche in der Funktions-Leiste unter Detail-Suche. Mit einem Klick auf Such-Dialog
  2. öffnet sich das Such-Fenster mit allen möglichen Parametern.
  3. Ist die Detail-Suche aktiv, wird Ihnen das durch den Begriff Detail-Suche im Suchfenster oben rechts angezeigt.
  4. Deaktivieren Sie die Detail-Suche mit einem Klick auf den Kreuz-Button im Suchfenster.

Der Benutzer-Filter ist aktiv?

  1. Ist der Benutzer-Filter auf Meine gesetzt, werden nur Ihre eigenen Dokumente angezeigt.
  2. Setzen Sie den Filter auf Alle, werden alle bestehenden Dokumente (abhängig von den anderen eventuell aktiven Filtern) angezeigt.

Dokumente sind anderen Dokumenten untergeordnet?

Untergeordnete Dokumente werden in der Übersicht standardmäßig nicht angezeigt. Einzig ein Dreieck (Nr. 3 im Screenshot) signalisiert, dass ein Dokument untergeordnet wurde. Gehen Sie wie folgt vor, um diese Dokumente wieder anzuzeigen:

  1. Klicken Sie in der Verkaufs-Liste in der Funktionsleiste unter Weitere Filter auf Optionen.
  2. Entfernen Sie hier den Haken unter Untergeordnete ausblenden.
  3. Das Dreieck signalisiert, dass diesem Dokument ein weiteres Dokument untergeordnet wurde.
  4. Ist der Haken entfernt, wird darunter das ausgeblendete Dokument angezeigt.

Dokument-Typ richtig eingestellt?

Kontrollieren Sie, ob der Dokument-Typ auf Alle eingestellt ist

Wiederholung richtig eingestellt?

Das Dokument (betrifft nur Rechnungen) wurde storniert?

  1. Stornierte Rechnungen werden in der Übersicht standardmäßig nicht angezeigt. Gehen Sie wie folgt vor, um Stornos wieder anzuzeigen:
  2. Klicken Sie in der Verkaufs-Liste in der Funktionsleiste unter Weitere Filter auf Optionen.
  3. Entfernen Sie hier den Haken unter Stornos ausblenden.

Das Dokument wurde als Vorlage definiert?

Das fehldende Dokument wurde als Vorlage definiert und werden in der aktuellen Ansicht nicht mehr angezeigt?

  1. Prüfen Sie dass, indem Sie auf der rechten Seite unter Status-Filter den Filter Vorlagen setzen. 
  2. Alle als Vorlage definierten Dokumente werden Ihnen nun angezeigt

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