Firmen & Mandanten & Nummernkreise

Patti Schmidt Geändert von Patti Schmidt

Einstellungen ▹ Administration ▹ Firmen

Legen Sie hier neue Firmen an und verwalten Sie die Bestehenden.

Revolver legt dabei für jede Firma unabhängige Datenbestände an. Das bedeutet, dass Sie auch den Zugriff auf die Daten Ihrer Firmen beschränken können.

  • Neue Firma
  • Firma Bearbeiten
  • Firma Duplizieren
  • Firma Entfernen
  • Gemeinsame Bereiche

Zusätzliche Firma anlegen / Mandantenfähigkeit

Mit der sogenannten Mandandenfähigkeit erhalten dann nur diejenigen Benutzer Zugriff auf die Daten der einen oder anderen Firma, die eine Berechtigung dazu haben.

Um mit der Mandantenfähigkeit in Revolver zu arbeiten, müssen Sie vorab einige Einstellungen vornehmen. Mandanten werden in Revolver als Firmen bezeichnet.

WICHTIG: Führen Sie vorher eine Datensicherung durch

  1. Gehen Sie in die Einstellungen unter Administration / Firmen
  2. Mit einem Klick auf den Button Neue Firma, öffnen Sie das Einstellungs-Fenster Firma einstellen.
  3. Tragen Sie den Namen Ihrer zweiten Firma ein (Sie können beliebig viele Mandanten hier anlegen) und vergeben Sie für den Revolver-internen Gebrauch ein sinnvolles Kürzel.
  4. Beenden Sie die Eingabe mit einem Klick auf den Button Sichern.
  5. Der neue Mandant erscheint nun unter Firmen

Stellen Sie nun in den Einstellungen die Nummernkreise ein

Wichig:
In einem der Abschnitte, z.B. im 1. Teil oder im letzten Teil muss das Firmenkürzel als Bestandteil der Rechnungsnummer vorhanden sein. Die Nummernkreis-Systematik ist bei allen Firmen gleich. Nur der Zähler kann individuell pro Firma eingestellt werden.

Sie können gemeinsame Bereiche für alle angelegte Firmen definieren. Diese Bereiche sind dann für alle angelegten Firmen sicht- und editierbar.

  1. Mit dem Button Gemeinsame Bereiche können Sie zum Beispiel festlegen, dass die
  2. Adressen von allen Firmen gemeinsam genutzt werden.

Unterschiedliche Layouts / Briefpapiere richten Sie ein, indem Sie die betreffenden Druckformulare duplizieren und entsprechend gestalten. Nach Zuweisung zu dem zugehörigen Bildschirmformular stehen dann mehrere Druckformulare zur Verfügung.

Über das Menü wählen Sie anschließend den Mandanten aus:

  1. Firma
  2. Mandanten auswählen
  3. Die entsprechende Firma wird nun in Revolver unten links angezeigt.

Sie können über das Menü Ablage - Firma - Dokumente aller Firmen anzeigen auf alle Dokumente zugreifen, auch wenn diese Bereiche nicht gemeinsam genutzt werden.

Achtung:
Ist man in Firma A angemeldet und öffnet ein Dokument von Firma B, führt eine Änderung durch und speichert es neu ab, wechselt das Dokument in die angemeldete Firma A. Auf die Weise lassen Sie zwar sehr einfach Dokumente in die neue Firma verschieben, ohne diese duplizieren/ exportieren zu müssen, jedoch ist diese Methode beim Verschieben von Projekten mit Vorsicht zu genießen, da Sie die Zeiterfassungen natürlich auch verschieben!

Denken Sie also darüber nach, ob Sie den Mitarbeitern nicht zusätzliche Benutzerkonten einrichten und festlegen, in welche Firma er wechseln darf, so kann das oben beschriebene Szenario nicht versehentlich eintreten.

Druckformulare können nicht eingeschränkt werden. Falls Sie das alte Design also weiter benötigen, müssen Sie alle Formulare duplizieren. Brauchen Sie hingegen nur ein Backup des alten Briefbogens, duplizieren Sie nur das Briefpapier und ändern das Original. Damit sind alle Vorlagen auf einmal angepasst.

Gefahr von Bußgeld und Steuerschätzungen
Entfernen Sie einen Mandanten nur, wenn dieser mit steuerlich nicht relevanten Daten angelegt wurde (z. B. um die Mandantenfähigkeit zu testen). Entfernen Sie eine Firma aus der Liste, werden alle damit verbundenen Daten unwiderbringlich gelöscht. Auch der Telefon-Support kann in diesem Fall keine Daten mehr retten.
Beachten Sie also unbedingt die von der GoBD geforderte Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Weitere Informationen und Unterstützung erhalten Sie durch unseren Telefon Support. Dieser ist montags bis donnerstags von 9 bis 17 Uhr und freitags von 9 bis 13 Uhr für Sie da. Bitte wählen Sie +49 241-510 340, um einen Support-Termin zu vereinbaren.

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