Allgemeines zu E-Rechnungen, X-Rechnung & ZUGFeRD

Stefan Peters Geändert von Stefan Peters

E-Rechnung Pflicht ab 01.01.2025

  1. Ab dem 1. Januar 2025 ist im B2B-Bereich die elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) vorgeschrieben. Dies gilt nur für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen — Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
    Die E-Rechnung ist gleichwertig mit der klassischen Papier-Rechnung und ersetzt diese. Es muss also nicht zusätzlich noch eine Rechnung auf Papier oder als PDF erstellt werden. Apropos: Ein PDF gilt dann nicht mehr als E-Rechnung!
    Die E-Rechnung muss ein ganz bestimmtes Format haben, das auf XML basiert. Dadurch werden die Daten mit einer einheitlichen Struktur übermittelt. Diese ist in der europäischen Norm EN 16931 festgelegt.
    Für Eingangs-Rechnungen gelten diese Regelungen natürlich ebenfalls. Jede Firma muss daher in der Lage sein, E-Rechnungen zu verarbeiten.

Was ist was: E-Rechnung, X-Rechnung, ZUGFeRD

  1. E-Rechnung ist der Überbegriff. X-Rechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen sind gültige Untervarianten der elektronischen Rechnung.
    Der wesentliche Unterschied zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD ist leicht erklärt:
    • Die X-Rechnung ist ein rein maschinelles XML-Datenformat, dass für das menschliche Auge nur schwer zu entziffern ist.
    • Dagegen ist ZUGFeRD eine herkömmliche PDF-Rechnung, in die eine X-Rechnung unsichtbar eingebettet ist. Für den menschlichen Betrachter sieht das PDF genau so aus wie gewohnt, mit Firmenlogo und der Hausschrift. Die Software des Empfängers liest nur die eingebettete XRechnung ein und ignoriert den Rest des PDFs.
    ZUGFeRD mag vom Namen her absurd klingen, aber es ist klar das bessere Format. Denn hier kann der Empfänger (und auch der Absender) den Inhalt der Rechnung jederzeit anschauen und überprüfen, ganz ohne Hilfsmittel. Außerdem ermöglicht ZUGFeRD, das eigene Corporate Design einzusetzen. Übrigens - ZUGFeRD ist ein Akronym für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland".

2025

2026

2027

2028

E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, EN 16931)

EMPFANGSPFLICHT

Versenden erlaubt

EMPFANGSPFLICHT

Versenden erlaubt

VERSANDPFLICHT & EMPFANGSPFLICHT

VERSANDPFLICHT & EMPFANGSPFLICHT

PDF (unstrukturiert)

Erlaubt mit Einwilligung des Empfängers

Erlaubt mit Einwilligung des Empfängers

Erlaubt mit Einwilligung des Empfängers (Nur Unternehmen < 800 T€ Umsatz in 2026)

Verboten

Papier (unstrukturiert)

Uneingeschränkt erlaubt

Uneingeschränkt erlaubt

Erlaubt (Nur Unternehmen < 800 T€ Umsatz in 2026)

Verboten

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