Wiederkehrende Dokumente

Patti Schmidt Geändert von Patti Schmidt

Was sind wiederkehrende Dokumente?

Sie können mit wiederkehrenden Dokumenten beispielsweise Rechnungen automatisch erzeugen, Termine wiederholen oder auch Aufgaben erzeugen.

Wiederkehrende Dokumente stehen im gesamten System zur Verfügung.

Wie lege ich wiederkehrende Dokumente an?

Das Wiederholungszeichen erscheint im geöffneten Dokument jetzt rechts in der Werkzeugleiste. Mit einem Klick auf diesen Punkt erscheint der Dialog zur Einstellung der Wiederholung. Sie haben folgende Möglichkeiten:

  • täglich
  • wöchentlich
  • vierzehntägig
  • monatlich
  • vierteljährlich
  • halbjährlich
  • jährlich

Bei Frequenzen mit monatlicher, vierteljährlicher oder halbjährlicher Wiederholung kann der Ausführungstag genauer definiert werden:

  • Tage oder Arbeitstage (Montag bis Freitag)
  • Erster, zweiter, dritter, letzter, vorletzter oder drittletzter Tag
  • Dadurch kann zum Beispiel eine Rechnung immer am drittletzten Arbeitstag eines Monats erzeugt werden.

Die Anzahl der Wiederholungen kann optional begrenzt werden:

  • Entweder durch die Vorgabe einer Anzahl (z.B. Rechnung drei Mal wiederholen, zusätzlich zum Original)
  • oder durch die Angabe eines End-Datums (Datum der letzten Ausführung).

Das Datum der nächsten Ausführung bzw. Wiederholung wird automatisch berechnet und angezeigt. Durch manuelles Verstellen des Datums kann die Wiederholung entsprechend verlegt werden.

Datums-Platzhalter

  1. In der rechten Werkzeugleiste ist jetzt eine Schaltfäche „Einfügen - Datum“ integriert. Damit können in ein- und mehrzeiligen Textfeldern Platzhalter für Daten in verschiedensten Formaten eingefügt werden, z.B. Vorheriger Tag oder Nächster Monat. Dadurch kann z.B. in einer wiederkehrenden Rechnung in einer Position Bezug auf den jeweiligen Abrechnungszeitraum genommen werden.
  2. Die Datums-Platzhalter werden beim automatischen Erzeugen eines wiederkehrenden Dokumenten durch das aktuelle Datum ersetzt.
  • Wenn mehrere Dokumente nachträglich erzeugt werden, weil Revolver längere Zeit nicht gestartet war, werden die Platzhalter mit dem jeweiligen richtigen Datum gefüllt.

Dabei werden folgende Veränderungen an der Kopie des Dokumentes vorgenommen:

  • Das Dokument erhält des Status „ungelesen“ (blaues Sternchen) und kann über den Listenfilter Neu gefunden werden
  • Datumsfelder werden mit dem Wiederholungsdatum gefüllt, sofern die Option nicht umwandeln in Design-Modus für das entsprechende Feld nicht aktiviert ist.
  • Bei erstellt von wird in der Dokument-Info automatisch angezeigt.
  • Eine Referenz zur Dokument-ID des Originals wird eingetragen.

Das Original bleibt unverändert, mit folgenden Ausnahmen:

  • Der Zähler der Anzahl der Kopien wird im Original erhöht.
  • Wenn das Ende der Wiederholung erreicht ist (durch ein Enddatum oder eine maximale Anzahl von Kopien), wird die Wiederhol-Frequenz auf nie gesetzt. Dadurch verschwindet auch das Wiederholungs-Symbol aus der Liste.
  • Das Wiederholungs-Symbol wird beim Original-Dokument in der Listenansicht und im geöffneten Dokument dargestellt
  • In Listen kann mit dem Punkt Weitere Filter - Wiederholung in der Werkzeugleiste nach Originalen oder Kopien gesucht werden.
  • In der Historie eines Originals werden alle Kopien angezeigt.
  • In Dokumenten wird jetzt die Sprache gesichert, mit der das Dokument erstellt wurde. Diese wird beim Erzeugen einer Wiederholung benötigt.

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