Verfahrensverzeichnis

Patti Schmidt Geändert von Patti Schmidt

Mit der Umsetzung der DSGVO erwartet der Gesetzgeber ein Verzeichnis der Verarbeitungs-Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens. In diesem Verzeichnis sind alle wichtigen Daten aller Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, zusammengefasst. Diese Zusammenfassung ermöglicht einen schnellen Informationsfluss zu den zuständigen Aufsichtsbehörden.

Verfahrens-Übersicht

In der Verfahrensübersicht behalten Sie den Überblick über Ihre gesamte Verfahrensdokumentation. Ausserdem können Sie alle Verfahren aus dieser Ansicht mit einem Klick auf das „Drucken-Symbol“ zum Nachweis ausdrucken.

Neues Verfahren anlegen und allgemeine Angaben

  1. Mit einem Klick auf das „Plus-Symbol“ öffnen Sie ein neues Verfahrens-Dokument.
  2. Geben Sie zunächst allgemeine Informationen zum Verfahren ein. Definieren Sie ob es um ein internes oder externes Verfahren geht.
  3. Dann hinterlegen Sie Grundangaben zu Ihrem Unternehmen und wer für das Verfahren in Ihrem Hause zuständig ist. Die Kontakt-Daten ermöglichen eine schnellere Kontaktaufnahme im Bedarfsfall.
  4. Beschreiben Sie Ihre unternehmerische Tätigkeit stichpunktartig.
  5. Eine Einleitung des Verfahrens wird beim Ausdruck auf dem Auskunfts-Formular ausgegeben.
  6. In der Schlussformel können noch zusätzliche Informationen für das Auskunfts-Formular aufgenommen werden.
  7. Eine kurze Erläuterung zu den einzelnen Tätigkeiten eines Verfahrens.
  8. Hinterlegen Sie hier jeden Arbeitsschritt, bei dem im Zuge des Verfahrens mit personenbezogenen Daten umgegangen wird.

Verfahren: Zweck

Jedes Verfahren verfolgt ein Ziel, welches Sie hier hinterlegen. Der Zweck sollte erkennbar in Verbindung mit Ihren unternehmerischen Tätigkeiten stehen.

  1. Wählen Sie zunächst eine gesetzliche Grundlage aus der Liste.
  2. Beschreiben Sie einleitend, welchen Zweck Sie mit der Datenverarbeitung verfolgen.
  3. Wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü den passenden Zweck und beschreiben Sie ihn über die zusätzlichen Informationen näher.

Verfahren: Kategorien

Unter diesem Punkt hinterlegen Sie, welche Daten von welchen Personengruppen für das Verfahren herangezogen werden.

  1. Einleitende Erläuterung der Datenkategorien
  2. Wählen Sie hier die passende Kategorien, aus welchen Daten die Kategorien tatsächlich bestehen und aus welchen Quellen die Daten generiert werden.
  3. Hier hinterlegen Sie eine Zusammenfassung, aus welcher Personengruppe die Daten generiert werden.
  4. Wählen Sie die passende Personengruppe aus der Liste aus.

Verfahren: Übermittlung

In einigen Fällen kann eine Übertragung von personenbezognen Daten nötig werden. In diesem Fall können Sie an dieser Stelle die relevanten Informationen hinterlegen.

  1. Hinterlegen Sie hier einleitend, wie innerhalb des Verfahrens die Datenübermittlung vorgenommen wird.
  2. Hinterlegen Sie hier alle Details des potenziellen Empfängers und in welches Land die Daten weitergegeben werden.

Verfahren: Speicherort

  1. Geben Sie eine Einleitung für den Speicherort der Daten.
  2. Wählen Sie einen Speicherort aus den Drop-Down-Menü.
  3. Die Speicherdauer folgt der gesetzlichen Dokumentations-Pflicht. Hinterlegen Sie hier, wie lange Sie die Daten aufbewahren müssen.
  4. Hinterlegen Sie hier etwaige Löschfristen, die für die Datenkategorien vorliegen. Achtung: Mit der DSGVO sind starre Löschfristen weggefallen.
  5. In einzelnen Fällen kann ein Dateninhaber die Sperrung seiner Daten verlangen. Dabei wird der Datensatz so abgeschlossen, dass eine nachträgliche Änderung unmöglich wird. Hinterlegen Sie hier Informationen zur Datensperrung.

Verfahren: TOM

Die technisch und organisatorischen Maßnahmen stellen die Datensicherheit eines Verfahrens sicher.

  1. Einleitende Worte.
  2. Wählen Sie die entsprechende Maßnahme aus der selbst erstellten Liste aus.

Verfahren – Ausdruck

  1. Wählen Sie das Verfahren, welches Sie ausdrucken wollen und klicken Sie auf den Print-Button.
  2. Wählen Sie „Verfahrensdokumentation“ für den Druck.

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Allgemeine Informationen

Technische und Organisatorische Maßnahmen

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