Adressenimport

Stefan Peters Geändert von Stefan Peters

Wie kann ich Daten aus anderen Programmen nach Revolver importieren?

Der Artikel bezieht sich nur auf den Adressimport mit Ansprechpartner in eine Einzelplatzversion!
Im Fall einer Server-Client Umgebung muss vom Server eine Datensicherung (mit Modules!) bei einem Einzelplatz (mit Testlizenz) eingespielt werden. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an den Support.
WICHTIG! Sie sollten vor jedem Datenimport das gesamte Revolver-Verzeichnis sichern, damit Sie bei einem Fehler den vorherigen Zustand wiederherstellen können.

Der Import von Adressdatensätzen (z.B Firmen und Ansprechpartner) erfolgt über den Import von zwei vorbereiteten CSV-Text-Dateien (Komma-, Semikolon- oder Tab-separiert) in einer Einzelplatzversion. Über Server und Client können noch keine Zuordungen von Ansprechpartnern zu Firmen gemacht werden!

Diese können über ein Tabellenprogramm wie z.B Open-Office erstellt und vorbereitet werden oder aus einer Excel-Tabelle in das CSV-Format exportiert werden.

Wir empfehlen den Import immer in einer Einzelplatz-Testumgebung zu testen.

z.B. Datensicherung erstellen, Import testen und bei Problem Datensicherung wiederherstellen, alternativ kann auch der Datenbankordner (Database) bei beendetem Revolver z.B. in "Database_original" umbenannt werden und nach dem Test wieder zurück umbenannt werden, nachdem der neue Database-Ordner vom Test gelöscht wurde.

Download Anleitung und Beispieldaten: ImportBeispiel.zip

Zunächst erzeugen Sie insgesamt 3 Dateien: Je eine für Personen, Firmen und Ansprechpartner. Die Textdateien sollten auch die Überschrift mit den Feldnamen enthalten, damit Sie beim Import die Feldinhalte wieder zuordnen können.

Firmendatensatz (mit Schlüsselfeld):

Ansprechpartnerdatensatz (mit Schlüsselfeld):

Zur Zuordnung zwischen Firmen und den Ansprechpartnern erzeugen Sie ein eigenes Schlüsselfeld, das Sie z.B. aus der PLZ und den ersten 9 Zeichen des Firmennamens zusammensetzen. Das Schlüsselfeld darf neben Ziffern auch Buchstaben enthalten, das erste Zeichen muss aber eine Ziffer sein, Leerzeichen und Sonderzeichen sind im Schlüssel nicht erlaubt. Prüfen Sie, dass das Schlüsselfeld wirklich eindeutig ist.

Achtung: Wenn Sie in einen vorhandenen Adressdatenbestand (Ihre aktuelle Datenbank) einen Import von weiteren Adressen vornehmen, so ist bezüglich des Schlüsselfeldes zu empfehlen, dass dieses mindestens einen Buchstaben enthält, da es bei reinen Zahlenwerten dazu kommen kann, dass die Zuordnung von Firmen und Ansprechpartner nicht funktioniert, da das Schlüsselfeld zusammen mit den vorhandenen Datensätzen eventuell nicht eindeutig ist.

Danach starten Sie unter Ablage bzw. Datei "Importieren..." den Importassistenten.

Wählen Sie im 1. Schritt die CSV-Textdatei aus.

Im 2. Schritt wählen Sie als Importformat "Text mit Tab" oder "Text mit Semikolon" und aktivieren "ersten Datensatz ignorieren (Feldnamen)". 

Im 3. Schritt wählen Sie "Adressen" als Liste und "Firma" als Dokument-Typ. 

Im 4. Schritt wählen Sie für den Verknüpfungs-Modus für den Firmendatensatz: übergeordnet ('Eltern')

 

Im 5. Schritt ordnen Sie die Felder und Reihenfolge des Datensatzes(Daten) denen der Datenbank(Ziel-Felder) zu.

Wichtig: vergessen Sie den <Import-Schlüssel> nicht, wenn Sie im direkten Anschluss die Ansprechpartner importieren wollen.

Im letzen 7. Schritt starten Sie den Import der Firmen.

Beim Import der Ansprechpartner (Kinder) wählen Sie im 3. Schritt Adressen und Ansprechperson aus.

Verknüpfen Sie im Schritt 5 des Importassistenten Ihr Schlüsselfeld mit dem Feld „Zu Firma„. 

Dadurch wird die notwendige Zuordnung zwischen Firmen und deren Ansprechpartner hergestellt. Beim Import der Ansprechpartner ist entscheidend, dass das Schlüsselfeld in der zu importierenden Datei in der ersten Spalte steht.

Im Feld "Anrede" importieren Sie eine 1 für "Herr" und eine 2 für "Frau" (das ist die jeweilige Position in der Werteliste).

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