Gruppen

Patti Schmidt Geändert von Patti Schmidt

Was sind Gruppen?

Mitarbeiter lassen sich in Gruppen zusammenfassen. Für diese Gruppen kann man globale Benutzerrechte zuweisen. Jeder Mitarbeiter innerhalb einer Gruppe wird automatisch mit den entsprechenden Benutzerrechten ausgestattet.

Beispiele

  • Grafiker: hat Rechte auf die Zeiterfassung (nur eigene)
  • Projektmanager: hat Rechte nur auf Projekte
  • Buchhaltung: hat Rechte auf Reports im Bereich Finanzen etc.

Jeder Benutzer kann nur einer Gruppe zugehören, da diese die Rechte festlegt.

Einstellungen ▹ Administration ▹ Gruppen

Legen Sie hier Gruppen an. Sie können mit Gruppen mehrere Benutzer zu Benutzer-Gruppen zusammenfassen.

  1. Öffnen Sie die Benutzer-Gruppe Einstellungen mit einem Klick auf den Button Neue Gruppe.
  2. Vergeben Sie einen geeigneten Namen für die Benutzer-Gruppe.
  3. Stellen Sie die globalen Zugriffsrechte für die Benutzer-Gruppe ein, indem Sie auf den Button Zugriffsrechte einstellen klicken.
  4. Hiermit öffnet sich ein Fenster, indem Sie die Zugriffsrechte einstellen können (das Einstellen wird an einer anderen Stelle im Detail erklärt).
  5. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit einem Klick auf den Button Sichern.
  6. Entscheiden Sie sich für das Setzen des Hakens im Feld Technik-Administratoren dürfen Benutzer dieser Gruppe verwalten. Damit räumen Sie Technik-Administratoren erweiterte Rechte im Bezug auf diese Gruppe ein.
  7. Sie legen die Gruppe an, mit einem Klick auf den Button Sichern.

Allgemeine Einstellungen

Die ersten Einstellungen beziehen sich auf allgemeine Rechte, z.B. ob der Benutzer den Design- Modus (nur in Revolver Office) benutzen oder Wertelisten ändern darf.

Listen sehen

Danach kommen die Einstellungen für die Listen Bereiche. Hier können Sie die Rechte Lesen und Drucken auswählen. Lesen bedeutet, dass der Benutzer alle Dokumente in der Listendarstellung sehen kann. Es bedeutet nicht, dass er ein einzelnes Dokument in der Liste öffnen kann.

Listen drucken

Drucken bezieht sich auf solche Druckdokumente, die mehrere Datensätze (Listen) ausdrucken. Das Drucken von einzelnen Dokumenten, z.B. einer Rechnung, wird beim Dokument eingestellt.

Dokumente

Nachdem Sie das Recht zum Lesen einer Liste zugewiesen haben, müssen Sie die Rechte für jedes Dokument dieser Liste einstellen. Lesen bedeutet beim Dokument, dass der Benutzer das Dokument öffnen kann. Ob er dann auch Änderungen am Dokument sichern darf, wird über die Option Ändern eingestellt.

Sie können die Gruppenrechte jederzeit ändern, auch wenn Sie einer Gruppe schon Benutzer zugewiesen haben.

  1. Schneller markieren: Ein Doppelklick auf eine Überschrift setzt oder löscht alle Rechte des Bereichs, ein Doppelklick auf eine Zeile ändert die ganze Zeile.
  2. Alles setzen oder löschen: Um sämtliche Rechte auf einen Schlag zu setzen oder zu löschen, klicken Sie auf Alle setzen oder Alle löschen am unteren Rand.
Währungs-Beträge sichtbar
Oft ist es nützlich, wenn ein Mitarbeiter zwar Angebote oder Rechnungen sehen kann, aber nicht die dort ausgewiesenen Beträge. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden die Beträge ausgeblendet
Rechte für Listen und Dokumente
Sie können Rechte für Listen (Bereiche) und einzelne Dokumente einstellen. Diese Rechte addieren sich, d.h. das Recht zum Lesen einer Liste bedeutet noch nicht, dass auch die Dokumente eingesehen werden können. Allerdings macht es keinen Sinn, einem Benutzer die Rechte an einem Dokument zuzuweisen, wenn er die Liste, zu der dieses Dokument gehört, gar nicht einsehen darf.

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